Attālinātās saziņas nozīme ar valsts un pašvaldību iestādēm šobrīd ir īpaši būtiska, tāpēc dažādu dokumentu vai iesniegumu nosūtīšanai ērtākais veids ir vienotā digitālā pastkastīte jeb e-adrese. Kā liecina Valsts reģionālās attīstības aģentūras apkopotie dati, kopš ārkārtas situācijas izsludināšanas izveidoto e-adrešu skaits strauji pieaudzis. Tā, piemēram, martā, salīdzinot ar februārī, pieaugums bijis vairāk nekā 60%.
Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministrija (VARAM) atgādina, ka e-adresi izmanto visas valsts un pašvaldību iestādēs, tādēļ ikvienam Latvijas iedzīvotājam un uzņēmējam, kas izveidojis savu e-adresi, ir iespējams sazināties ar sev nepieciešamo iestādi un nosūtīt informāciju jebkurā sev ērtā laikā un vietā.
2019.gada beigās VARAM sadarbībā ar SKDS veiktajā uzņēmēju aptaujā 66% uzņēmēju, kuri jau izmanto e-adresi, norādīja, ka galvenais e-adreses izveides iemesls ir bijusi tieši nepieciešamība darba vajadzībām sazināties ar valsts iestādēm.
Vēstule no jebkuras vietas pasaulē
Iepriekš minētajā uzņēmēju aptaujā 35% respondentu – uzņēmēju, kuri izmanto e-adresi, kā galveno ieguvumu minēja tieši mobilitāti, proti – ka saziņa iespējama no jebkuras vietas, ne tikai no biroja. Kā otrs lielākais ieguvums bija laika ietaupījums (34%), tika minēti tādi ieguvumi kā “vienota saziņa ar valsts iestādēm”, “resursu ietaupījums”, “ērta sarakstes dokumentēšana” u.c.
Jebkuram sūtījumam, kas iestādei nodots ar e-adreses starpniecību, ir tāds pats juridisks spēks kā ierakstītai vēstulei. Atšķirībā no ierakstītās vēstules, lai izveidotu ziņojumu (vēstuli) e-adresē, nav nepieciešams dokumentus izdrukāt, parakstīt ar roku, sūtīt pa pastu. Jebkuru dokumentu sūtījumam var pievienot elektroniskā formā un parakstīt ar drošu elektronisko parakstu. Līdz ar to ir iespēja izvairīties no publisku vietu apmeklēšanas un kontakta ar svešiem cilvēkiem.
E-adresi var izmantot, lai nosūtītu iestādei iesniegumu, sūdzību, jebkurus elektroniski sagatavotus dokumentus, kas nepieciešami, piemēram, kādas atļaujas vai licences saņemšanai. Tāpat e-adresi var izmantot, lai nosūtītu no savas puses elektroniski parakstītu līgumu par kādu valsts vai pašvaldības sniegtu pakalpojumu saņemšanu. Savukārt, iestādes pienākums ir atbildi sniegt e-adresē, nevis papīra formātā pa pastu. E-adresē sūtīts ziņojums “nenoklīdīs”, tai nav mēstuļu sadaļas, līdz ar to jums arī nepienāks informācija, kas nav adresēta tieši jums.
Ziņojumu e-adresē var sagatavot jebkurā laikā un nosūtīt iestādei arī ārpus tās oficiālā darba laika – iestāde jūsu ziņojumu saņems un reģistrēs, kā arī sniegs atbildi likumā noteiktajā laikā.
Uzņēmējiem ir iespēja e-adresi integrēt savā dokumentu vadības sistēmā, tādējādi jebkurš sūtījums no valsts vai pašvaldību iestādes automātiski nonāks pie darbinieka, kurš atbildīgs par dokumentu apriti.
Vienlaikus VARAM atgādina, ka e-adrese nav e-pasts, tā ir iestādes vai personas oficiāla elektroniskā adrese, proti – līdzīgi kā sūtot vēstuli pa pastu, tiek rakstīta iestādes vai personas juridiskā vai deklarētā adrese, tā arī elektroniskajā vidē katrai iestādei un personai ir sava, unikālā e-adrese.
E-paraksts un e-adrese – Tavi palīgi attālinātam darbam
Lai sazinātos ar jebkuru iestādi, nepieciešams dators (vai viedierīce) un internets. Dokumentu var sagatavot, parakstīt ar drošu elektroniski parakstu un nosūtīt elektroniski no jebkuras vietas – no biroja, no mājām, no darba vietas ārpus biroja (piemēram, celtniecības objekts), kā arī atrodoties ārvalstīs u.c. Elektroniski parakstītam dokumentam ir tāds pats juridisks spēks kā ar roku pašrocīgi parakstītam. Ja vērsīsieties iestāde ar elektroniski parakstītu iesniegumu, nosūtot to caur e-adresi, jūs būsiet paveicis to pašu, ko citkārt darītu, sagatavojot ierakstītu vēstuli.
Ikviens var izvēlēties ērtāko veidu, kā lietot e-adresi – izmantojot personas apliecību (eID) karti ar aktivizētu e-parakstu vai mobilo lietotni eParaksts mobile. Juridiskām personām pieejama arī eParaksts karte.
Plašāka informācija par e-paraksta iespējām, kā arī par attālinātu pieteikšanos eParaksts mobile atrodama tīmekļa vietnē eparaksts.lv. Savukārt vietnē daridigitaliarhivs.lv atrodama informācija, tai skaitā video pamācības, kā izveidot un lietot e-adresi:
*) Dokumentu parakstīšana ar drošu elektronisko parakstu – sadaļā “Dzīves situācijas”;
*) e-adrese fiziskām personām – https://daridigitaliarhivs.lv/e-adrese/ *) e-adrese juridiskām personām – https://daridigitaliarhivs.lv/e-adrese-juridiskam-personam/.