Viens no Latvijas valsts pārvaldes digitālās pārveides stratēģiskajiem mērķiem ir pilnībā digitāla komunikācija ar sabiedrību jeb pieeja “digitāli vispirms”. Tam ir dažādi iemesli, galvenokārt, jau nepieciešamība iet līdzi laikam un sabiedrības pieprasījumam vispārējas digitālās transformācijas laikmetā, taču ne mazāk svarīga ir saziņas efektivitāte un drošība, ko piedāvā mūsdienīgi tehnoloģiju risinājumi. Viens no digitālās komunikācijas stūrakmeņiem ir drošs elektroniskais paraksts, kas jau ir ieviests, ierasts un lieliski darbojas. Nu pienācis laiks veidot jaunu paradumu un lietot e-adresi – ierakstītas vēstules ekvivalentu digitālā formātā.
Laikā, kad digitālo paradumu iedzīvināšana sabiedrībā tieši sekmē ilgtspējīgu Latvijas attīstību un tautsaimniecības konkurētspēju, atbilstošām pārmaiņām jānotiek arī valsts pārvaldē. E-adrese ir ilgi gaidīts risinājums, kas elektroniskajā vidē piedāvā mūsdienīgu, ātru, ērtu un, galvenais, drošu dokumentu un paziņojumu nosūtīšanu no fiziskām vai juridiskām personām līdz valsts un pašvaldību iestādēm un, kas vēl vērtīgāk, šāda komunikācija var notikt abpusēji. Pamatu šādai oficiālās saziņas transformācijai esam mērķtiecīgi un pakāpeniski veidojuši 10 gadus, un šobrīd noslēdzas pirmais lielais e-adreses ieviešanas posms, iesaistot tās lietošanā visas valsts pārvaldes un pašvaldību iestādes. Jau strādājam pie nākamā: mudinām izveidot un lietot e-adresi visu sabiedrību, bet jo sevišķi juridiskas personas – uzņēmumus, organizācijas, biedrības u. c., kam e-adreses lietošana no 2023. gada 1. janvāra būs obligāta. Ir gluži dabiski sūkstīties par visu, kas ir obligāts, taču šajā gadījumā ieguvumi būs tā vērti, lai mainītu savus ieradumus.
Kāpēc e-adrese ir labākais digitālās saziņas risinājums?
Tam ir vairāki iemesli. Pirmkārt, mēs katrs individuāli un sabiedrība kopumā nevēlamies liekus tēriņus par ikdienišķām lietām. E-adreses lietošana ietaupa papīru un naudu, piemēram, uz papīra un pasta pakalpojumu rēķina. Otrkārt, tas ir ilgtspējīgs un videi draudzīgs, ”zaļš” risinājums, jo nav jāšķērdē dabas resursi papīra ražošanai, apdrukai, iepakošanai un transportēšanai. Treškārt, – un tas ir sevišķi svarīgi uzņēmējiem, – e-adrese nodrošina zibenīgu saziņas ātrumu, apsteidzot ne tikai pastkastītē iemestās vēstules ceļošanas tempu, bet arī saraksti e-pastā. Turklāt tas ir divpusējs ieguvums, jo valsts pārvaldes darbinieki e-adresē digitāli saņemtu informāciju var ātrāk apstrādāt, notiek automātiska informācijas reģistrācija, nav jātērē lieks laiks, pārvēršot papīra saraksti digitālā formātā (piemēram, ieskenējot) vai apstrādājot saņemto e-pastu utt. Tas ir arī nodokļu maksātāju naudas ietaupījums, jo to laiku, ko darbinieks pavada, sagatavojot ziņojumu, tajā skaitā katru papildu stundu, apmaksā sabiedrība. Ceturtkārt – un galvenokārt, – tā ir saziņas drošība.
Kā liecina valsts un pašvaldību iestāžu darbinieku pieredze, šobrīd kā populārāko saziņas veidu sabiedrība izvēlas e-pastu. Protams, kāds varētu teikt – kam vajadzīga vēl viena digitālā pastkastīte, ja ir e-pasts? Taču jārēķinās, ka e-pasts, ko izmantojam ikdienas saziņā, ir neaizsargāts sakaru kanāls, un mēs nezinām, kas tajā pārsūtīto informāciju analizē, uzkrāj informāciju, kur šī informācija nonāk. Tas nav ne sūtītāja, ne saņēmēja kontrolē. Personas dati, komercnoslēpums un cita sensitīva informācija būtu jāsūta aizsargātā veidā – šifrēta, taču reti kuram piemīt tādas digitālās prasmes, lai strādātu ar šifrētiem e-pasta ziņojumiem. Tieši drošības apsvērumu dēļ valsts pārvalde klientiem atbild, sūtot ierakstītas vēstules pa pastu, jo tas ilgstoši ir bijis vienīgais ikdienā plaši lietojamais informācijas aizsardzības veids. E-adresē sūtītājs var justies drošs, ka informāciju nosūta īstajam adresātam un nevienam citam. Un tāpat, arī saņemot sūtījumus e-adresē, saņēmējs var būt pārliecināts par sūtītāja identitāti. Viltvārži, kas netraucēti var uzdoties par citu personu e-pastā, šim saziņas kanālam – e-adresei – nevar piekļūt.
Vēl viens drošības aspekts – sazinoties e-adresē, saņēmējam nav nekādu iespēju izlikties, ka viņš sūtījumu nav saņēmis, un sūtījumam arī nav iespējas kaut kur noklīst vai pazust, jo ievadīta kļūdaina e-pasta adrese vai sūtījums iešķirots saņēmēja mēstuļu mapē. E-adresē iespējams no jebkuras vietas pasaulē un jebkurā laikā sazināties ar jebkuru no vairāk nekā 3400 valsts un pašvaldību iestādēm bez nepieciešamības meklēt kontaktinformāciju, jo adresātus piedāvā pati sistēma.
E-adrese arī dod iespēju valsts pārvaldei attīstīt proaktīvu komunikāciju un apsteidzošos pakalpojumus. Piemēram, viens šāds pakalpojums ir Pilsonības un migrācijas lietu pārvaldes atgādinājums par personu apliecinoša dokumenta derīguma termiņa tuvošanos. Bez e-adreses par šādu pakalpojumu rašanos pat nevarēja sapņot – viss, par ko valsts pārvalde vēlētos iedzīvotājus pilnvērtīgi informēt, būtu jāsūta pa pastu, kas būtu nesamērīgi dārgi, vai e-pastā, kas nebūtu droši.
Digitālā laikmeta “iztikas minimums” – e-adrese un droši identifikācijas rīki
Neviens pakalpojums nevar attīstīties bez lietotāja, tāpēc ļoti svarīga ir sabiedrības iesaiste, lietojot e-adresi. Tieši tāpat kā esam pieraduši pie elektroniski parakstītiem dokumentiem, gribētos, lai arī e-adreses lietošana jau tuvākajā nākotnē kļūst par normu. Tas būtu lielisks sasniegums un Latvijas sabiedrības digitālo prasmju apliecinājums, ja pārskatāmā termiņā, varbūt pēc gadiem pieciem, visi ekonomiski aktīvie Latvijas iedzīvotāji lietotu drošu digitālo saziņu ar valsts un pašvaldību iestādēm. Tad šo risinājumu varētu paplašināt un ieviest ne tikai saziņā ar valsts pārvaldi, bet arī ar privāto sektoru, kur tāpat notiek intensīva sensitīvu dokumentu aprite, piemēram, līgumu slēgšana, uzteikšana vai izpildes nosacījumu paziņošana, šobrīd tos nosūtot caur dažādiem saziņas kanāliem, piemēram e-pastā.
Lai tā notiktu, katrai iesaistītajai pusei ir jāizpilda savi mājasdarbi. Valsts pārvaldei tā ir vēl aktīvāka klientu informēšana, aicinot izveidot un lietot e-adresi, savukārt pārējai sabiedrībai – digitālā “iztikas minimuma” jeb digitālā komplekta sarūpēšana: proti, dators, droša elektroniskā paraksta rīki, t. i., eID karte un karšu lasītājs vai viedtālrunis un eParaksts mobile, plus e-adrese. Bez šiem rīkiem cilvēks nevarēs justies ērti digitālajā laikmetā. Būtu svarīgi visur lietot šos drošos rīkus, nevis neskaitāmas paroles dažādās vietnēs, kuras varbūt vēl tiek pierakstītas uz lapiņām un atstātas, kur pagadās. eParaksts mobile ir bezmaksas risinājums, bet viedtālrunis mūsdienās ir teju katram ekonomiski aktīvajam iedzīvotājam, tāpēc šis mājasdarbs ir nesāpīgs un vienkāršs.
Kāpēc juridiskām personām ir svarīgi e-adresi izveidot jau tagad, nevis gaidīt šī gada 31. decembri?
Jo izveide un pieskaņošanās digitālai dokumentu apritei uzņēmumā vai organizācijā var prasīt laiku, sevišķi lielākiem uzņēmumiem, kuri e-adresi veidos nevis valsts pārvaldes pakalpojumu portālā Latvija.lv, bet saslēgs ar savu uzņēmuma vai organizācijas sistēmu. Iespējams, vajadzēs pielāgot kādas tehniskas nianses, pārskatīt dokumentu plūsmas pārvaldības praksi, varbūt nāksies pilnvarot darbiniekus e-adreses lietošanai vai reģistrēties Fizisko personu reģistrā un saņemt drošos identifikācijas rīkus kopā ar drošu elektronisko parakstu paraksttiesīgai personai, kas nav Latvijas valstspiederīgais. Tikmēr 1. janvārī tik svarīgo tirdzniecības atļauju vai citu saskaņojumu varēs saņemt tikai e-adresē, un, tad sākt e-adreses veidošanu būs par vēlu. Pārmaiņas vienmēr prasa laiku, un labāk tās uzsākt laicīgi, pirms tās kļuvušas par obligātu prasību. Tas ne tikai atvieglo dzīvi, jo laikus jau būsim apguvuši risinājuma izmantošanu – pārgājuši uz digitālu dokumentu apriti ikdienā, bet tas arī liecina par digitālajai transformācijai nobriedušu sabiedrību, kas saprot un pieņem pārmaiņu spēku. Tā mēs katrs atsevišķi un visi kopā paveiksim vairāk, tā mēs strādāsim gudrāk, nevis smagāk. Un uz to taču mēs visi tiecamies!